Задачи проекта
Руководством БФА Банка были определены приоритетные направления автоматизации:
- Облегчить работу отдела управления персоналом вне зависимости от географического и территориального расположения сотрудников.
- Наладить обратную связь «снизу вверх».
- Модернизировать работу электронного архива документов. Обеспечить прозрачность документооборота и контроль жизненного цикла документов от создания до передачи в архив.
- Предоставить инструмент для настройки бизнес-процессов, облегчить управление поручениями.
- Обеспечить доступ к информации о наймах, повышениях, днях рождениях, а также отсутствиям сотрудников (командировка, отпуск и больничный).
- Начать отслеживание и контроль статусов присутствия на рабочем месте. Реализовать возможность формирования отчетности для руководства по использованию рабочего времени.
- Создать общую «Базу знаний» для обучения новых сотрудников и обмена полезной информацией и подсказок для решения типовых задач.
- Создать инструмент для внутреннего краудсорсинга. Наладить сбор анонимных обращений, пожеланий и идей подчиненных для вышестоящих менеджеров.
Клиент
Банк БФА (финансовая группа Уралсиб) был основан в 1994 году. В 2017 году банк вошел в финансовую группу Уралсиб. Банк Уралсиб - российский коммерческий банк. Входит в ТОП-30 крупнейших банков страны.
ПАО «Банк БФА» внедрил коробочную версию «Битрикс24» в 4 офисах в Москве и Санкт-Петербурге. Благодаря новому внутреннему ресурсу, пришедшему на смену Microsoft SharePoint 2010, была значительно повышена эффективность двустороннего обмена информацией между менеджментом и сотрудниками Банка, а также упрощен ряд бизнес-процессов. «Битрикс24» позволил перейти на новый уровень управления персоналом (HR): теперь сведения о сотрудниках и их рабочих графиках обновляются автоматически.
Наталья Рудзит
Менеджер проектов агентства ARTW
«Коробочная версия системы «Битрикс24» была выбрана на основании многообразия базовых функциональных возможностей, который закрывает многие задачи клиента. В целом коробочная версия «Битрикс24» является универсальной базой, которая, в умелых руках, может удовлетворить любые самые нетривиальные потребности как по работе с клиентской базой, так и нацеленные на автоматизацию бизнес-процессов внутри компании».
Реализованный функционал
Работы по переходу на «Битрикс24» начались в августе 2015 года и завершились в январе 2016 года. Благодаря новому корпоративному порталу внедрены и активно используются следующие решения:
Безопасная сквозная авторизация за счет интеграции портала с Microsoft Active Directory. Пройдя авторизацию на рабочем компьютере, сотрудник автоматически получает доступ к «Битрикс24».
Электронный архив документов доработан под регламенты заказчика. Каждому документу присваивается учетная карточка. В них отображается жизненный цикл документа: кто его создал, утвердил, актуален ли документ. Функция информирования позволяет рассылать связанные с документом уведомления по спискам сотрудников. Усовершенствованы экспорт и импорт файлов. Документы из раздела скачиваются архивом, сохраняющим файловую структуру. Скачивание списка документов по фильтру осуществляется в один клик Дружелюбный интерфейс для работы с документами выглядит как клавиатура аккордеона, облегчая работу с файлами.
Бухгалтерский, хозяйственный и кадровый учет ПАО «Банк БФА» ведется в программе МастерБаланс ООО «Диасофт». Исполнитель организовал автоматическую передачу данных из МастерБаланс в «Битрикс24»: списки сотрудников и кадровых перестановок. Информация об отсутствиях ежедневно выгружается в корпоративный портал, позволяя формировать новые отчеты об использовании рабочего времени. Усовершенствованы профили пользователей. Теперь отдел персонала «в один клик» получает выборки сотрудников подразделений: а) Недавно принятых на работу; б) Рожденных в указанный месяц, дату, интервал дат; в) Участвующих в комитетах.
Непосредственно из профиля сотрудника доступен график отсутствий. Сотрудники имеют право управлять данными профиля, добавлять и скрывать мобильные телефоны, дни рождения и визуализацию в графике отсутствий.
«Форма обратной связи» собирает пожелания подчиненных, в том числе анонимных, и маршрутизирует их руководителям направлений для рассмотрения и принятия решения. Поля функционала обратной связи добавляются, настраиваются и удаляются без помощи программистов.
Больше не нужно искать нужных сотрудников по зданиям, этажам и кабинетам. Служебные встречи и визирование документов проходят быстрей и проще. Это обеспечивает система навигации на плане этажей. Рабочее место сотрудников доступно для просмотра в профиле с возможностью перехода непосредственно на план этажа.
Интерфейс нового интранет-портала на базе «Битрикс24» оформлен в корпоративном стиле в соответствии с брендбуком ПАО «Банк БФА»: модифицированы цвета, шрифты, иконки.
Итоги проекта
Многофункциональный «коробочный» функционал «Битрикс24» в сочетании с доработками позволили максимально удовлетворить потребности отделов персонала, маркетинга, управления технологического развития. «Битрикс24» оказался дешевле и гибче в доработке и сопровождении, чем ранее применявшийся Microsoft SharePoint.
Бесшовная интеграция с Microsoft ActiveDirectory и Exchange обеспечила легкий переход внутрикорпоративного портала на новую платформу. Интуитивно понятный интерфейс и подробная документация вендора «1С-Битрикс» помогли быстро обучить сотрудников. Заказчик доволен результатами внедрения, планирует расширять использование «Битрикс24» в будущем.
Елена Неверная
Начальник отдела развития и внедрения
банковских технологий Банка «БФА»
«Внедрение корпоративного портала «Битрикс24» позволило автоматизировать ряд бизнес-процессов, повысить эффективность двустороннего обмена информацией между менеджментом и сотрудниками Банка, решить задачи Службы маркетинга и Управления по работе с персоналом».
