A2 Green Concert

Организация бизнес-процессов в рамках комплексных мероприятий концертной площадки A2 Green Concert

#крупные внедрения
#bitrix24
#crm
Задача

Наладить и упростить процессы организации комплексных мероприятий внутри компании для разноплановых специалистов.

Клиент
a2

A2 Green Concert — многофункциональная площадка в историческом центре Санкт-Петербурга, оснащенная новейшим звуковым и световым оборудованием для проведения концертов, модных показов, спектаклей, конгрессов, церемоний и корпоративных мероприятий европейского уровня.

Внедрение Битрикс24

Для организации работы А2 мы использовали Битрикс24. Для работы в команде очень важно настроить электронный календарь, совместить его с почтовым ящиком и начать работу с планировщиком задач. С помощью этих инструментов можно распланировать свой рабочий день заранее, сконцентрироваться на важных делах, отсеяв не срочные задачи.

Онлайн ежедневник Битрикс24 подошел для управления рабочим временем внутри компании идеально, позволил тратить минимум времени и ресурсов на процесс планирования работ.

Динамический процесс
работы над мероприятием

А2 - это не только концерты и музыкальные фестивали. На площадке могут проходить любые утренние, дневные и вечерние мероприятия.

Для концертов, корпоративных и частных мероприятий доступны аренда всей площадки или отдельных зон, организация работы банкетной службы, кейтеринг, технический продакшн, маркетинг, обеспечение работоспособности звукового и светового оборудования, служба безопасности, художественное ведение проектов.

Для качественной организации каждого мероприятия сотрудникам разных зон ответственности нужно не только качественно выполнять свою часть работы, но и коммуницировать с другими отделами, разбираться в зонах ответственности, планировать и закладывать риски. Внутри каждого отдела была своя исторически сложившаяся система ведения бизнес-процессов и все их требовалось привести к общему знаменателю.

Мы сформулировали концепцию динамической карточки мероприятия, которая заполняется по ходу детализации проекта, а также настроили единую точку входа в проект для всех отделов, — календарь мероприятий.

Данные не являются официальными, тестовое наполнение
Комплексная карточка мероприятия

Организация мероприятия включает в себя целый комплекс работ по планированию, подготовке, созданию необходимых документов, контролю и организации всех участников процесса, предоставлению им актуальной информации своевременно.

По окончанию мероприятия работа не заканчивается: требуется собрать отчетные и закрывающие документы, обменяться документацией с партнерами, подвести итоги и проанализировать выполненную работу.

Мы ввели комплексную карточку мероприятия, которая обрастает всей необходимой информацией от создания заявки до финального закрытия проекта. Ответственный участник проекта заполняет свою часть карточки по мере исполнения. Вся необходимая информация сразу же становится доступна каждому участнику процесса.

Мы выполнили интеграцию с системой продажи билетов Radario. В карточке можно отследить заполненность зала и планировать необходимые действия по привлечению аудитории на основе этих данных.

Календарь

Календарь стал единой точкой входа для всех сотрудников. Календарь покажет, в какие даты помещения уже забронированы, а в какие еще можно запланировать новое мероприятие.

Данные не являются официальными, тестовое наполнение
Автоматизация документооборота

Рутинная работа с документами для всех сотрудников стала проще. Работа с выписками по счету, подготовка предложений и отслеживание статусов были автоматизированы, освободив тем самым время для творческой части работы.

Данные не являются официальными, тестовое наполнение
Настройка бизнес-процессов

С помощью введения единой точки входа в проекты и унифицированной карточки мероприятия, возросла эффективность работы сотрудников. Не требуется постоянно пересылать файлы по почте и уточнять информацию по телефону, — все необходимое можно быстро найти в одном централизованном месте. Следующим шагом по автоматизации и снижению рисков за счет человеческого фактора стало внедрение в систему организации мероприятий новых бизнес-процессов.

Когда счет оплачен или заполнены новые поля в карточке проекта, выполняется следующий шаг бизнес-процесса. Это может быть push-уведомление, создание задачи или верификация проделанных работ. С помощью них важные детали не забываются, минимизируется риск совершения ошибки и освобождается больше времени сотрудника.

Результат

После проведения мероприятия собирается статистика и создаются отчеты для анализа каждого конкретного мероприятия, результатов работы различных отделов и общих итогах работы за выбранный период времени. Вся аналитика хранится в единой системе и доступна для просмотра участникам проекта в любое время.

У А2 много амбициозных планов, поэтому впереди нас ждет еще несколько итераций: новые бизнес-процессы, больше возможностей для автоматизации, — а значит, еще больше времени на творческие задачи.


Координационный
совет SPECIA