Мы расскажем, как можно перевести преимущества из плоскости "фичи" в плоскость "финансы" на примере оптимизации процессов компании при внедрении Битрикс24, и какую экономию это может обеспечить.

ПРИРОДА ИЗДЕРЖЕК

Обычно, в предприятиях уровня от SMB есть сформированная многоуровневая организационная структура. Отделы, дивизионы, департаменты выполняют свои специфические задачи, в рамках подразделений есть своя иерархия — так обеспечивается непрерывность функционирования бизнеса с обеспечением должного уровня качества. Для каждого этапа или вида деятельности есть свои процессы, которые могут быть как четко очерчены и регламентированы, так и не закрепленными формально. При переходе между этапами возникают издержки. Оцифровка процессов и дальнейшая их оптимизация позволяет эти издержки сокращать.

Условно можно разделить все бизнес-процессы на внутренние (регулируют порядок внутри компании) и внешние (процессы связанные напрямую с бизнесом и клиентами, бизнесом и подрядчиками).

Примеры: Внешние процессы

• Согласование договоров и приложений к ним
• Утверждение смет
• Согласование коммерческих предложений
• Согласование счетов и актов
• Обмен документами
• Ответ на рекламацию

Внутренние процессы

• Прием на работу нового сотрудника или увольнение
• Согласование отпуска или отгула
• Оформление больничного листа
• Согласование кадровых изменений
• Заявление на командировку
• Заказ справок и документов

НЕОЧЕВИДНЫЕ ПРОЦЕССЫ

Некоторые процессы, такие как документооборот, выполнение рабочих задач, передача результата работы из отдела в отдел, обычно хорошо регламентированы, по ним можно вести статистический учет, измерять или устанавливать KPI. Другие же процессы, порой, кажутся незаметными, стандартными и издержки по ним могут не учитываться: например, подготовка и согласование документов, процесс отправки работника в отпуск или в командировку, заявка на оплату канцелярии. Такие издержки могут выливаться в миллионы рублей в год, которые могли бы пойти на развитие бизнеса или выплату премий.

Чтобы избежать затрат связанных с неочевидными издержками, нужно для начала из выявить, регламентировать, и в дальнейшем оптимизировать.

Например, простой процесс отправки сотрудника в командировку может отнимать 20-30 минут из рабочего времени: самому сотруднику нужно написать заявление, узнать какие необходимы документы и собрать их, согласовать командировку с руководителем, передать в бухгалтерию. Бухгалтеру нужно ответить на сопутствующие вопросы, валидировать документы, провести необходимые действия. Руководителю - издать соответсвующий приказ. Таких неочевидных процессов может быть довольно много.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Алгоритм нейтрализации таких процессов-вампиров:

1. Выявить процессы, которые не имеют четкого регламента, используют большую вариативность, могут использовать разные каналы (лично, по телефону, по email).
2. Выявить участников процесса (нужно постараться захватить момент "до", т.е. предваряющий старт процесса, и "после", т.е. какие действия могут быть выполнены после того как процесс завершится).
3. Посчитать сколько времени в среднем может занимать моделируемая ситуация у каждого участника. Вывести суммарное время, перевести его в деньги
4. Смоделировать периодичность возникновения процесса в масштабе месяц/год на сотрудника либо отдел. Масштабировать на всю компанию.
5. Теперь у вас есть финансовый показатель издержек на определенный процесс.

Повторим, издержки на, казалось бы, простые задачи в масштабе компании выливаются в миллионы рублей и сотни часов. Предупрежден, значит вооружён.

АВТОМАТИЗАЦИЯ

Следующий шаг — оценить возможность формализации и автоматизации процесса. Просчитать стоимость внедрения инструмента автоматизации, и выгоду которая компания получит в результате.

Для автоматизации подобных перечисленным выше процессов, Битрикс24 имеет собственный конструктор. С его помощью происходит настройка алгоритма, по которому будет следовать ваш процесс. Все что вам потребуется, это запустить его. Для этого понадобиться указать необходимые вводные, а далее настроенный алгоритм сам определит к какому из руководителей направить задание, проследит чтобы документ был согласован в регламентированное время. Если же время будет просрочено - напомнит об этом руководителю и инициатору процесса. На каждом этапе согласования вы будете получать уведомления в Битрикс24, так вы будете всегда в курсе текущего статуса.

В результате получаете согласованный документ или заявку. При этом вы не потратите время на создание документа, на обход по офису всех нужных специалистов для подписания - все произойдет автоматически.

Чтобы эта система была максимально автоматизирована, дополнительно можно настроить и автоматическое создание документов, по заранее настроенным шаблонам. Также в Битрикс24 есть возможность хранения документов на внутреннем Диске, с возможностью совместного редактирования. В совокупности настроенные инструменты дают результат, в виде освобождения ресурсов сотрудников для решения актуальных задач. Из нашей практики это от 80 часов в год на каждого сотрудника!

Мы готовы помочь вам освободить ваших сотрудников от рутинных задач. Оптимизировать внутренние процессы и при желании, провести аналитику бизнес-процессов компании в целом.