Как посчитать целесообразность внедрения средств автоматизации и сэкономить миллионы рублей для компании
Мы расскажем, как можно перевести преимущества из плоскости "фичи" в плоскость "финансы" на примере оптимизации процессов компании при внедрении Битрикс24, и какую экономию это может обеспечить.
ПРИРОДА ИЗДЕРЖЕК
Обычно, в предприятиях уровня от SMB есть сформированная многоуровневая организационная структура. Отделы, дивизионы, департаменты выполняют свои специфические задачи, в рамках подразделений есть своя иерархия — так обеспечивается непрерывность функционирования бизнеса с обеспечением должного уровня качества. Для каждого этапа или вида деятельности есть свои процессы, которые могут быть как четко очерчены и регламентированы, так и не закрепленными формально. При переходе между этапами возникают издержки. Оцифровка процессов и дальнейшая их оптимизация позволяет эти издержки сокращать.
Условно можно разделить все бизнес-процессы на внутренние (регулируют порядок внутри компании) и внешние (процессы связанные напрямую с бизнесом и клиентами, бизнесом и подрядчиками).
Примеры: Внешние процессы
- Согласование договоров и приложений к ним
- Утверждение смет
- Согласование коммерческих предложений
- Согласование счетов и актов
- Обмен документами
- Ответ на рекламацию
Внутренние процессы
- Прием на работу нового сотрудника или увольнение
- Согласование отпуска или отгула
- Оформление больничного листа
- Согласование кадровых изменений
- Заявление на командировку
- Заказ справок и документов
НЕОЧЕВИДНЫЕ ПРОЦЕССЫ
Некоторые процессы, такие как документооборот, выполнение рабочих задач, передача результата работы из отдела в отдел, обычно хорошо регламентированы, по ним можно вести статистический учет, измерять или устанавливать KPI. Другие же процессы, порой, кажутся незаметными, стандартными и издержки по ним могут не учитываться: например, подготовка и согласование документов, процесс отправки работника в отпуск или в командировку, заявка на оплату канцелярии. Такие издержки могут выливаться в миллионы рублей в год, которые могли бы пойти на развитие бизнеса или выплату премий.
Чтобы избежать затрат связанных с неочевидными издержками, нужно для начала из выявить, регламентировать, и в дальнейшем оптимизировать.
Например, простой процесс отправки сотрудника в командировку может отнимать 20-30 минут из рабочего времени: самому сотруднику нужно написать заявление, узнать какие необходимы документы и собрать их, согласовать командировку с руководителем, передать в бухгалтерию. Бухгалтеру нужно ответить на сопутствующие вопросы, валидировать документы, провести необходимые действия. Руководителю - издать соответсвующий приказ. Таких неочевидных процессов может быть довольно много.
АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ
Алгоритм нейтрализации таких процессов-вампиров:
- Выявить процессы, которые не имеют четкого регламента, используют большую вариативность, могут использовать разные каналы (лично, по телефону, по email).
- Выявить участников процесса (нужно постараться захватить момент "до", т.е. предваряющий старт процесса, и "после", т.е. какие действия могут быть выполнены после того как процесс завершится).
- Посчитать сколько времени в среднем может занимать моделируемая ситуация у каждого участника. Вывести суммарное время, перевести его в деньги
- Смоделировать периодичность возникновения процесса в масштабе месяц/год на сотрудника либо отдел. Масштабировать на всю компанию.
- Теперь у вас есть финансовый показатель издержек на определенный процесс.
Повторим, издержки на, казалось бы, простые задачи в масштабе компании выливаются в миллионы рублей и сотни часов. Предупрежден, значит вооружён.
АВТОМАТИЗАЦИЯ
Следующий шаг — оценить возможность формализации и автоматизации процесса. Просчитать стоимость внедрения инструмента автоматизации, и выгоду которая компания получит в результате.
Для автоматизации подобных перечисленным выше процессов, Битрикс24 имеет собственный конструктор. С его помощью происходит настройка алгоритма, по которому будет следовать ваш процесс. Все что вам потребуется, это запустить его. Для этого понадобиться указать необходимые вводные, а далее настроенный алгоритм сам определит к какому из руководителей направить задание, проследит чтобы документ был согласован в регламентированное время. Если же время будет просрочено - напомнит об этом руководителю и инициатору процесса. На каждом этапе согласования вы будете получать уведомления в Битрикс24, так вы будете всегда в курсе текущего статуса.
В результате получаете согласованный документ или заявку. При этом вы не потратите время на создание документа, на обход по офису всех нужных специалистов для подписания - все произойдет автоматически.
Чтобы эта система была максимально автоматизирована, дополнительно можно настроить и автоматическое создание документов, по заранее настроенным шаблонам. Также в Битрикс24 есть возможность хранения документов на внутреннем Диске, с возможностью совместного редактирования. В совокупности настроенные инструменты дают результат, в виде освобождения ресурсов сотрудников для решения актуальных задач. Из нашей практики это от 80 часов в год на каждого сотрудника!
Мы готовы помочь вам освободить ваших сотрудников от рутинных задач. Оптимизировать внутренние процессы и при желании, провести аналитику бизнес-процессов компании в целом.